Wenn Hochzeitspläne sich ändern … So informiert ihr eure Gäste
Eine geplante Hochzeit zu verschieben oder sogar abzusagen fällt niemandem leicht – doch kann es aus ganz unterschiedlichen Gründen manchmal unerlässlich werden. Ganz aktuell zum Beispiel bedingt durch die politischen & gesundheitlichen Maßnahmen.
Sowohl eine Absage als auch eine Verschiebung sind mit einigen To Do’s verbunden. In jedem Fall ist es ratsam möglichst frühzeitig mit der Location und den Dienstleistern nach Lösungen zu suchen und im Anschluss die Eingeladenen zu informieren.
Einige Schritte, Fragen und Antworten haben wir für euch zusammengestellt:
Aus „Save the date“ wird „Change the date“?
Gründe für eine Verschiebung der Hochzeit sind zum Bespiel, Krankheiten oder Vorkommnisse im engeren Familienkreis.
Andere Gründe sind Naturkatastrophen (diese Fälle könnten durch eine Hochzeitsversicherung abgesichert sein) oder Pandemien wie die COVID-19 Krise.
Hier trifft uns gerade eine völlig unerwartete Situation: Hochzeiten werden vorsorglich abgesagt bzw. verschoben – oder sogar durch die Behörden untersagt.
Bewahrt Ruhe, verschafft euch einen Überblick über die Situation und versucht flexibel zu sein. Sucht euch bei eurer Familie und den Trauzeugen Unterstützung.
Unser Dienstleister hat Einreiseverbot bzw. ist in Quarantäne. Was nun?
Viele Hochzeitsdienstleister verfügen über ein Netzwerk. Ihr könnt bestimmt zusammen eine Lösung finden – Sprecht mit ihnen.
Welche Kosten kommen auf uns zu, wenn die Hochzeit abgesagt oder verschoben werden muss?
Falls ihr keine Hochzeitsversicherung abgeschlossen habt, hilft erstmal ein Blick in die AGB eurer Hochzeitsdienstleister. Ein Entgegenkommen beider Parteien ist natürlich hilfreich, in einer für alle schwierigen Lage.
Lieferung des Braukleids
Es kann aufgrund der COVID-19 Pandemie zu Lieferschwierigkeiten bei den Brautkleidern kommen, da viele in China produziert werden. Setzt euch frühzeitig mit eurem Brautmodengeschäft in Verbindung.
Wie den Hochzeitsgästen die Hochzeitsverschiebung mitteilen?
Eure geladenen Gäste sollten möglichst zeitnah über Planänderungen informiert werden. Möglichkeiten sind z. B. Telefon, E-Mail, Social Meida, per „Change the Date“-Karte oder über eine Hochzeitswebsite.
Wir stellen Euch die verschiedenen Möglichkeiten vor:
Persönlich informieren oder Hochzeitsgäste anrufen
Die persönlichste Art der Kommunikation ist in jedem Fall bei Familie und Trauzeugen anzuraten. Freunde und Bekannte kann man im weiteren Schritt über eine weniger persönliche Weise informieren.
Verschiebung per Messenger oder Social Media kommunizieren
Social Media und Messenger sind in der Hinsicht vermutlich die erste Wahl. Ihr könnt sehen, wer die Nachricht gelesen hat und wer noch nicht. Zudem geht eine Nachricht auf Social Media tippen relativ schnell und kostet nichts. Der Nachteil ist, dass es ein eher unpersönlicher Kommunikationsweg ist.
Gäste per E-Mail informieren
Sofern ihr die E-Mail Adressen eurer Hochzeitsgäste habt, könnt ihr sie so relativ schnell und unkompliziert informieren.
Brief oder Karte verschicken
Diese Form der Kommunikation ist definitiv dem Anlass entsprechend. Je nach Grund der Absage ist die auch die persönlichste und eleganteste Variante und die Karte im Stil eurer Einladung einer zweiten Hochzeitseinladung gleich. Ihr solltet um Rückmeldung bitten, damit Ihr wisst, ob die Änderung alle Gäste erreicht hat.
Hochzeitswebsite als Livepage
Die aktuellsten Infos rund um eure Hochzeit bietet eine Hochzeitswebsite. Durch ein Passwort geschützt und nur für eure Hochzeitsgäste rund um die Uhr erreichbar – könnt ihr eure Gäste quasi live mit Informationen versorgen.
Pluspunkt:
Über ein RSVP-Formular lasst ihr euch die Teilnahme zum neuen Termin oder sonstigen Veränderungen bestätigen. So seit auch ihr immer auf dem aktuellen Stand der Teilnehmer und könnt ggf. bei den Hochzeitsgästen nachfassen, von denen ihr keine Rückmeldung erhalten habt.
Wir bieten die Hochzeitswebsites an – schaut euch die Demo an:
-> Hochzeitswebsite als Livepage*
-> Hochzeitswebsite **
*) Allen Hochzeitspaaren, die bereits direkt bei uns eine individuelle Hochzeits-Papeterie beauftragt haben und aufgrund der COVID-19 Pandemie ihre Hochzeit verschieben oder absagen müssen, bieten wir diese Hochzeitswebsite kostenlos an (für die Dauer von 12 Monaten nach Going live). Sprecht uns gerne an!
**) Umfangreiche individuelle Website, die auch auf Basis eurer individuellen Hochzeitspapeterie durch uns und nach euren Vorstellungen programmiert wird. Wir erstellen euch ein individuelles Angebot. Sprecht uns gerne an!
